Al igual que en materia federal, el Código Fiscal del Estado de Chihuahua y en virtud del uso de las nuevas tecnologías, creó medios digitales con los cuales los contribuyentes deben cumplir con sus obligaciones fiscales. Eso sí, todavía no tan refinados como los que utiliza la Federación y que traté en Los medios electrónicos en materia fiscal en México,pero ello se debe sólo a la adaptación que el estado de Chihuahua y, en general, todas las entidades federativas, de las nuevas tecnologías.
Es por eso, pues, que a pesar de que en nuestro estado todavía no se utilizan del todo los medios digitales que en adelante trataré, es menester que contribuyentes, contadores y abogados tengan una noción de los mismos, ya que aquéllos forman parte del futuro y en poco tiempo los actos en papel para cumplir con las obligaciones fiscales dejarán de existir.
Sin más preámbulo, comencemos:
Índice
- I.- Definiciones
- A) Acuse de recibo electrónico
- B) Certificado digital
- C) Dirección de correo electrónico
- D) Documento digital
- E) Firma Electrónica Avanzada
- F) Firmante
- G) Expediente electrónico
- H) Llave pública
- I) Llave privada
- J) Mensaje de datos
- K) Sello digital
- L) Transferencia electrónica de fondos
- II.- Clave CEIT como sustitución de la Firma Electrónica Avanzada
- A) Firma auténtica
- B) Conformación de la clave CEIT
- C) Recuperación de la clave CEIT
- D) Ineficacia de la clave CEIT
- E) Obligaciones del titular de la clave CEIT
- III.- Uso de los medios digitales en materia fiscal
- A) Vigencia de la Firma Electrónica Avanzada y clave CEIT
- IV.- Validez de los certificados digitales
- V.- Pérdida de efectos de los certificados digitales
- VI.- Buzón Tributario Estatal
I.- Definiciones
En aras de comprender un poco mejor cuáles son los medios digitales y qué hay detrás de estos, es necesario entender los múltiples conceptos que en esta materia utiliza de manera indistinta el legislador Chihuahuense.
A) Acuse de recibo electrónico
El acuse de recibo electrónico consiste en el documento digital con Firma Electrónica Avanzada que transmite el destinatario al abrir el documento digital que le hubiera sido enviado y que acredita que un documento digital fue recibido por las autoridades fiscales. En este caso, el acuse de recibo electrónico identificará a la dependencia que recibió el documento y se presumirá, salvo prueba en contrario, que el documento digital fue recibido en la fecha y hora que se consignen en dicha constancia.
Las autoridades fiscales establecerán los medios para que las partes y los autorizados para recibir notificaciones puedan verificar la autenticidad de los acuses de recibo electrónico.
B) Certificado digital
El certificado digital es el conjunto único de caracteres alfanuméricos asignados por las autoridades fiscales a los contribuyentes como medio de identificación. La clave de seguridad será personal, intransferible y de uso confidencial, por lo que el contribuyente será responsable del uso que dé a la misma para abrir el documento digital que le haya sido enviado.
C) Dirección de correo electrónico
Aunque este concepto no amerita mayor explicación por ser una perogrullada, para efectos fiscales se entiende como el sistema de comunicación a través de redes informáticas, manifestado por el contribuyente ante las autoridades fiscales.
D) Documento digital
El cual consiste en todo mensaje de datos que contiene información o escritura generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología atinente a la materia fiscal estatal.
E) Firma Electrónica Avanzada
Probablemente, el concepto de mayor importancia para nuestra materia y que consiste en el medio de identificación en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, o adjuntados, o lógicamente asociados al mismo, que puedan ser utilizados para identificar al firmante e indicar que éste aprueba la información recogida en dicho mensaje. Por otro lado, la Firma Electrónica Avanzada establece la relación entre los datos y la identidad del firmante.
La Secretaría de Hacienda del Estado de Chihuahua podrá autorizar la utilización para efectos fiscales estatales, de la Firma electrónica Avanzada empleada para los trámites fiscales federales.
F) Firmante
La persona que posee los datos de creación de la Firma Electrónica Avanzada y del certificado digital, que actúa por cuenta propia o de la persona a la que representa.
G) Expediente electrónico
Conjunto de información contenida en archivos electrónicos o documentos digitales que lo conforman, independientemente de que sea texto, imagen, audio o video, identificado por un número específico.
H) Llave pública
La cadena de dígitos binarios (bits) perteneciente a una entidad particular y susceptible de ser conocida públicamente que se usa para verificar la Firma Electrónica Avanzada de la entidad, la cual está matemáticamente asociada a su llave privada.
I) Llave privada
La cadena de dígitos binarios (bits) conocida únicamente por una entidad, que se usa en conjunto con un mensaje de datos para la creación de la Firma Electrónica Avanzada relacionada con ambos elementos.
J) Mensaje de datos
Información contenida en texto, imagen, audio o video generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología.
K) Sello digital
Es el mensaje electrónico que acredita que un documento digital fue recibido por la autoridad correspondiente y estará sujeto a la misma regulación aplicable al uso de una firma electrónica.
L) Transferencia electrónica de fondos
Al pago de contribuciones que por instrucción de los contribuyentes o de terceros relacionados, a través de la afectación de su cuenta bancaria a favor de la Secretaría de Hacienda del Estado de Chihuahua, se realiza por institución financiera en forma electrónica.
II.- Clave CEIT como sustitución de la Firma Electrónica Avanzada
La Secretaría de Hacienda del Estado de Chihuahua creó, como mecanismo de sustitución autorizado de la Firma Electrónica Avanzada, la clave CEIT que funciona como un mecanismo de acceso a los beneficios fiscales, trámites y servicios que brinda la propia Secretaría de Hacienda del Estado de Chihuahua.
A) Firma auténtica
La clave CEIT es personal, intransferible y de uso confidencial, por lo que la misma sustituye a la firma autógrafa y produce los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos que las contengan; teniendo el mismo valor probatorio. Por lo tanto, como contribuyente serás responsable del uso que le des a la misma.
B) Conformación de la clave CEIT
La clave CEIT se conforma por el Registro Federal de Contribuyentes (del cual si quieres leer un poco más sobre él, te invito a que leas mi entrada titulada El Registro Federal de Contribuyentes en México) así como por la contraseña que le asigne la Secretaría de Hacienda del Estado de Chihuahua para tales efectos.
C) Recuperación de la clave CEIT
En caso de olvido de la contraseña el contribuyente podrá recuperar o cambiar la contraseña de su clave CEIT, acudiendo a las oficinas recaudadoras presentando la documentación requerida y llenar la forma de recuperación de contraseña correspondiente o a través de las otras formas que la Secretaría de Hacienda del Estado de Chihuahua establezca mediante reglas.
D) Ineficacia de la clave CEIT
La clave CEIT quedará sin efectos cuando:
1.- Lo solicite el contribuyente mediante escrito libre.
2.- Lo ordene una resolución judicial o administrativa.
3.- Fallezca la persona física titular de la clave CEIT. En este caso deberá solicitarse por un tercero legalmente autorizado, quien deberá acompañar el acta de defunción correspondiente.
Por otro lado, cuando de los avisos presentados ante el Registro Estatal de Contribuyentes se acredite el fallecimiento de una persona física, que por sí misma o por representación legal, cuente con clave CEIT, se considerará que con dichos avisos también se presenta la solicitud para dejar sin efectos dicha clave.
4.- Se disuelvan, liquiden o extingan sociedades, asociaciones y demás
personas morales. En este caso serán los liquidadores quienes presenten
la solicitud correspondiente.
5.- La sociedad escindente o la sociedad fusionada desaparezca con motivo de la escisión o fusión, respectivamente. En el primer caso, la cancelación la podrá solicitar cualquiera de las sociedades escindidas; en el segundo, la
sociedad que subsista.
6.- Se compruebe que, al momento de su expedición, no cumplió los requisitos legales, situación que no afectará los derechos de terceros de buena fe.
E) Obligaciones del titular de la clave CEIT
El titular de la clave CEIT tendrá las siguientes obligaciones:
1.- Actuar con diligencia y establecer los medios razonables para evitar la
utilización no autorizada de los datos de creación de la clave CEIT.
2.- Cerciorarse de que todas las declaraciones que haya hecho en relación con la clave CEIT, con su vigencia, o que hayan sido consignados en la misma son exactas.
3.- Solicitar la revocación de la clave CEIT ante cualquier circunstancia que
pueda poner en riesgo la privacidad de sus datos de creación.
Finalmente, y de mayor importancia, hay que recalcar que el titular de la clave CEIT, será responsable de las consecuencias jurídicas que deriven por no cumplir oportunamente con las obligaciones previstas en los numerales anteriores.
III.- Uso de los medios digitales en materia fiscal
Cuando los contribuyentes remitan un documento digital a las autoridades fiscales, recibirán el acuse de recibo que contenga el sello digital. En este caso, el sello digital identificará a la dependencia que recibió el documento y se presumirá, salvo prueba en contrario, que el documento digital fue recibido en la hora y fecha que se consignen en el acuse de recibo mencionado.
Para estos efectos, se deberá contar con un certificado que confirme el vínculo entre un firmante y los datos de creación de una Firma Electrónica Avanzada.
En los documentos digitales, una Firma Electrónica Avanzada amparada por un certificado vigente sustituirá a la firma autógrafa del firmante, garantizará la integridad del documento y producirá los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos con firma autógrafa, teniendo el mismo valor probatorio, que es la clave CEIT que ya expuse.
A) Vigencia de la Firma Electrónica Avanzada y clave CEIT
Para los efectos fiscales, tanto la Firma Electrónica Avanzada como los certificados (clave CEIT) tendrán una vigencia máxima de 4 años, contados a partir de la fecha en que se hayan expedido. Antes de que concluya el período de vigencia de un certificado, su titular podrá solicitar uno nuevo.
IV.- Validez de los certificados digitales
Los certificados digitales, como lo es la clave CEIT, que emitan las autoridades fiscales para ser considerados válidos deberán contener los datos siguientes:
1.- La mención de que se expiden como tales. Tratándose de certificados de sellos digitales, se deberán especificar las limitantes que tengan para su uso.
2.- El código de identificación único del certificado.
3.- La mención de que fue emitido por la autoridad competente, el nombre de la dependencia y una dirección electrónica.
4.- Nombre del titular del certificado y su clave del Registro Estatal de Contribuyentes.
5.- Período de vigencia del certificado, especificando el día de inicio de su vigencia y la fecha de su terminación.
6.- La mención de la tecnología empleada en la creación de la Firma Electrónica Avanzada contenida en el certificado.
7.- La clave pública del titular del certificado.
V.- Pérdida de efectos de los certificados digitales
Los certificados que emitan las autoridades fiscales quedarán sin efectos cuando:
1.- Lo solicite el firmante.
2.- Lo ordene una resolución judicial o administrativa.
3.- Fallezca la persona física titular del certificado. En este caso la revocación deberá solicitarse por un tercero legalmente autorizado, quien deberá acompañar el acta de defunción correspondiente.
4.- Se disuelvan, liquiden o extingan las sociedades, asociaciones y demás personas morales. En este caso, serán los liquidadores quienes presenten la solicitud correspondiente.
5.- La sociedad escindente o la sociedad fusionada desaparezca con motivo de la escisión o fusión, respectivamente. En el primer caso, la cancelación la podrá solicitar cualquiera de las sociedades escindidas; en el segundo, la sociedad que subsista.
6.- Transcurra el plazo de vigencia del certificado.
7.- Se pierda o inutilice por daños, el medio electrónico en el que se contengan los certificados.
8.- Se compruebe que al momento de su expedición, el certificado no cumplió los requisitos legales, situación que no afectará los derechos de terceros de buena fe.
9.- Cuando se ponga en riesgo la confidencialidad de los datos de creación de Firma Electrónica Avanzada de la Secretaría de Hacienda del Estado de Chihuahua.
VI.- Buzón Tributario Estatal
Las personas físicas y morales inscritas en el Registro Estatal de Contribuyentes tendrán asignado un buzón fiscal, consistente en un sistema de comunicación electrónico ubicado en la página de internet de la Secretaría de Hacienda del Estado de Chihuahua a través del cual:
1.- La autoridad fiscal realizará la notificación de cualquier acto o resolución administrativa que emita, en documentos digitales, incluyendo cualquiera que pueda ser recurrido.
2.- Los contribuyentes presentarán promociones, solicitudes, avisos, o darán cumplimiento a requerimientos de la autoridad, a través de documentos digitales, y podrán realizar consultas sobre su situación fiscal.
Cabe resaltar, que las personas físicas y morales que tengan asignado un buzón fiscal deberán consultarlo dentro de los 3 días siguientes a aquel en que haya sido enviado un aviso electrónico por la Secretaría de Hacienda del Estado de Chihuahua mediante los mecanismos de comunicación que el contribuyente elija de entre los que se den a conocer mediante reglas de carácter general. La autoridad enviará por única ocasión, mediante el mecanismo elegido, un aviso de confirmación que servirá para corroborar la autenticidad y correcto funcionamiento de éste.
Por Omar Gómez
Abogado postulante en materias fiscal, administrativo y constitucional
Socio en belegalabogados.mx abogados y contadores en México
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