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Introducción
Dentro de los múltiples problemas que pueden presentársele a los contribuyentes que de acuerdo con las normas fiscales federales estén obligados a llevar contabilidad, están los supuestos de inutilización, destrucción, pérdida o robo de los libros o registros contables.
Y es que ya sea porque el documento contable se volvió ilegible, fuera destruido—por un siniestro o por una persona ajena al contribuyente—, perdido o peor aún, haya sido robado; como contribuyente debes de actuar con prontitud porque el plazo para darle aviso al Sistema de Administración Tributaria de cualquiera de los anteriores sucesos es muy corto.
La obligación de presentar un aviso se desprende implícitamente del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación y de la aplicación expresa del artículo 35 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación. Sin embargo, no es hasta la publicación de la Regla General 2.8.1.16 de la Resolución de la Miscelánea Fiscal del 2022 y su Anexo 1-A bajo el formato 271/CFF que se desprenden los alcances del aviso.
En principio de cuentas, no te debe quedar duda que el aviso es necesario si quieres evitar que en el ejercicio de sus facultades de comprobación la autoridad hacendaria te imponga sanciones o incluso te finque créditos fiscales por contribuciones omitidas sólo por haber perdido documentos contables que sabes que sí existían, y de los cuales no avisaste de su reposición.
Dicho esto, a continuación encontrarás qué es lo que tienes que hacer si tuviste la mala suerte de caer en uno de los supuestos ya mencionados:
Trámite
El aviso debe presentarse a partir de los quince días hábiles siguientes a que ocurrieron los hechos de inutilización, destrucción, pérdida o robo de los libros o registros contables.
El trámite es completamente gratuito y puede ser presentado por las personas físicas y morales que funjan como contribuyentes de contribuciones federales. Lo anterior, ya sea por sí o a través de sus representantes legales.
El trámite deberá de realizarse físicamente ante la Administración Central de Planeación y Programación de Fiscalización a Grandes Contribuyentes, a través de la Oficialía de Partes de la Administración General de Grandes Contribuyentes. O bien, ante la Administración Central de Planeación y Programación de Hidrocarburos, a través de la Oficialía de Partes de la Administración General de Hidrocarburos. Ambas oficialías con residencias en la Ciudad de México.
Por otro lado, si como contribuyente las administraciones anteriores no tienen competencia sobre ti, entonces deberás acudir a la Oficialía de Partes de la oficina del Servicio de Administración Tributaria que te corresponda. En la mayoría de los casos para saber cuál es la que corresponde dependerá del estado de la república en que esté asentado tu domicilio fiscal.
Requisitos
El principal requisito de este trámite es elaborar un escrito libre dirigido a la autoridad que te corresponda en donde narres y detalles los hechos que dan origen a la presentación del aviso. Por último, debes asentar bajo protesta de decir verdad que la información que proporcionas es cierta.
Debes tener mucho cuidado en la redacción del escrito porque prácticamente le tienes que informar a la autoridad hacendaria qué es lo que vas a reponer. La información la puedes obtener con base a los documentos contables con los que calculaste la base gravable en tus declaraciones.
En diverso sentido, debe acompañarse de un documento público donde consten los hechos que motiven la presentación del aviso, el cual dependerá del supuesto por el cual lo presentas, es decir, si es por inutilización, destrucción, pérdida o robo.
Por cuanto hace a un robo o destrucción de los sistemas o registros contables por un tercero, basta con la denuncia de hechos ante la autoridad ministerial para que des cumplimiento con este requisito. Denuncia de hechos que en términos de los artículos 92, fracción I, 100 y 111, fracción III del Código Fiscal de la Federación estará sujeta a que se le dé vista a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para que sea ésta la que formule formal querella y se pueda proceder penalmente.
En diverso sentido, otro documento público que sirva para acreditar la veracidad de los hechos que motivan el aviso es aquel que emite un fedatario público a través de un acta de hechos.
Dicho esto, cualquiera sea el documento público con el que acompañes tu escrito libre para la presentación del Aviso por la inutilización, destrucción, pérdida o robo de registros contables, toma en cuenta que tienes la obligación de conservar una copia del documento hasta en tanto no se extingan las facultades de comprobación de las autoridades fiscales, esto atento a lo establecido en el artículo 35 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación.
Efectos
El principal efecto es que a partir de la fecha de presentación del aviso, como contribuyente tendrás un plazo de cuatro meses improrrogables para reponer los asientos contables ilegibles o, en su caso, asentar en los nuevos libros o registros de contabilidad, los asientos relativos derivados de la inutilización, destrucción, pérdida o robo.
Por otra parte, una vez pasados esos cuatro meses el Sistema de Administración Tributaria no estará obligado a emitir ninguna resolución al respecto. Su competencia se limita a verificar, previo a tener presentado el aviso, que se cumplieron con los requisitos de su presentación en el plazo de quince días hábiles ya mencionado.
Finalmente, el Sistema de Administración Tributaria tampoco debe realizar una inspección para tener por presentado el aviso. No obstante, el aviso de cuenta no limita a la autoridad para ejercer sus facultades generales de comprobación contempladas en el Código Fiscal de la Federación.
Por Omar Gómez
Postulante en materias Administrativa y Fiscal
Socio
beLegal abogados S.C
Abogados en Ciudad Juárez, Chihuahua
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