Continuando con la serie relativa a las adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios en el estado de Chihuahua que iniciara con la entrada titulada Contrataciones públicas en el estado de Chihuahua. Disposiciones generales, ahora es el momento de dar un siguiente paso en la normatividad y continuar con su estudio.

En este caso, traté lo relativo a cómo las dependencias públicas del estado de Chihuahua deben formular el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios (PAAACS), así como cómo se conforman y cuáles son los comités que evalúan las contrataciones para las entidades públicas, entre otras muchas cuestiones de la planeación en las compras.

Sin más dilación, comencemos:

Lista de contenidos

• I.- Reglas generales de la planeación y presupuestación
• A) Parámetros mínimos que debe contener la planeación
• II.- Formulación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios (PAAACS)
• A) Contenido mínimo del PAAACS
• B) Publicidad del PAAACS
• C) Modificación, actualización, suspensión y cancelación del PAAACS
• III.- Contratación de servicios de consultorías
• A) Requisito de contratación
• B) Integración del Comité Especial
• C) Procedimiento de dictamen del Comité Especial
• IV.- Comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios
• A) Participación ciudadana
• B) Atribuciones
• C) El Comité Central de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Poder Ejecutivo
• D) Comités de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de los demás entes públicos
• E) Reglas comunes de los comités

I.- Reglas generales de la planeación y presupuestación

La planeación, programación, presupuestación y el gasto de las adquisiciones, arrendamientos y servicios que realicen los entes públicos, se sujetará a las disposiciones específicas del Presupuesto de Egresos para el o los ejercicios fiscales correspondientes y, en su caso, a lo previsto en la Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público del Estado de Chihuahua y demás disposiciones legales aplicables. En todo caso, los recursos correspondientes se administrarán con eficiencia, eficacia, economía, transparencia, honradez e imparcialidad para satisfacer los objetivos a que fueren destinados.

A) Parámetros mínimos que debe contener la planeación

En la planeación de las adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios, los entes públicos deberán ajustarse a lo siguiente:

1.- Los objetivos y prioridades de los planes de desarrollo, programas institucionales, sectoriales, regionales y especiales que correspondan, así como las previsiones contenidas en sus programas operativos anuales.

2.- Los objetivos, metas y previsiones de recursos establecidos en sus respectivos presupuestos de egresos.

3.- Considerar de manera jerarquizada las necesidades estatales y municipales, así como de beneficio económico, social y ambiental que se presenten. 

4.- Los programas de transparencia y racionalidad presupuestaria.

5.- La disponibilidad de recursos con relación a las necesidades de la adquisición, pedido o servicio. 

6.- Las demás disposiciones legales, reglamentarias y administrativas que resulten aplicables en la materia.

II.- Formulación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios (PAAACS)

Los entes públicos formularán sus programas anuales de adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios, así como sus respectivos presupuestos, considerando:

1.- Las acciones previas, durante y posteriores a la realización de dichas operaciones.

2.- Las políticas, prioridades y recursos de la planeación del desarrollo estatal o municipal. 

3.- Los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo.

4.- La calendarización física y financiera de los recursos necesarios.

5.- Las unidades responsables de su instrumentación.

6.- La existencia en cantidad suficiente de los bienes, los plazos estimados de suministro, los avances tecnológicos incorporados en los bienes y, en su caso, los planos, proyectos y especificaciones.

7.- Las normas aplicables conforme a la Ley de Infraestructura de la Calidad, y a falta de éstas, las normas internacionales.

8.- Sus programas sustantivos, de apoyo administrativo y de inversiones, así como, en su caso, aquellos relativos a la adquisición de bienes para su posterior comercialización, incluyendo los que habrán de sujetarse a procesos productivos.

9.- Los requerimientos de conservación y mantenimiento de los bienes muebles a su cargo.

10.- Las demás previsiones que deban tomarse en cuenta según la naturaleza y características de las adquisiciones, arrendamientos y servicios del ente público.

Por otro lado, en la elaboración del PAAACS las dependencias, entidades y municipios deberán identificar las necesidades de bienes, arrendamientos y servicios revisando inventarios existentes, datos históricos de compra, así como nuevos proyectos o programas que se pretendan impulsar en el siguiente ejercicio fiscal.

Además, para determinar el monto programado en cada rubro del proyecto del PAAACS, se podrán utilizar como herramientas la información histórica que obre en el Comité, en la dependencia, entidad o municipio, o bien realizar el estudio de mercado correspondiente.

A) Contenido mínimo del PAAACS

El PAAACS deberá contener, como mínimo, la descripción genérica y monto de los bienes materia de adquisición o arrendamiento, así como la contratación de servicios que representen por lo menos el 80% del presupuesto destinado para las adquisiciones y servicios del ente.

En ese sentido, las dependencias y entidades o municipios, a fin de integrar el PAAACS, deberán considerar como adquisición, arrendamiento y contratación de servicios los montos comprendidos en los siguientes capítulos, conceptos y partidas contempladas en el clasificador por objeto del gasto emitido por el Consejo Nacional de Armonización Contable:

1.- Materiales y suministros.

2.- Servicios básicos en sus partidas: servicios de telecomunicaciones y satélites; servicios de acceso a internet, redes y procesamiento de información; servicios postales y telegráficos; servicios integrales y otros.

3.- Servicio de arrendamiento por lo que toca a bienes muebles.

4.- Servicios profesionales, científicos, técnicos y otros servicios.

5.- Servicios financieros, bancarios y comerciales en sus partidas de seguros de responsabilidad patrimonial y seguro de bienes patrimoniales.

6.- Servicios de instalación, reparación, mantenimiento y conservación.

7.- Servicios de comunicación y publicidad.

8.- Servicios oficiales.

9.- Bienes muebles intangibles.

B) Publicidad del PAAACS

Los entes públicos pondrán a disposición del público en general, a través del Sistema de Contrataciones Públicas, a más tardar el 31 de enero de cada año, su programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios correspondiente al ejercicio fiscal de que se trate, con excepción de aquella información que sea de naturaleza reservada o confidencial, en los términos establecidos en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chihuahua. 

C) Modificación, actualización, suspensión y cancelación del PAAACS

Las adquisiciones, arrendamientos y servicios contenidos en los citados programas podrán ser adicionados, modificados, suspendidos o cancelados, sin responsabilidad alguna para el ente público, debiendo realizar la modificación correspondiente de la información en los medios publicados. 

Para eso, deberá de seguirse el procedimiento siguiente:

1.- El PAAACS podrá actualizarse preferentemente en el mes de junio de cada ejercicio fiscal o en cualquier momento a solicitud de las áreas administrativas de las dependencias o entidades.

La solicitud deberá presentarse ante la Secretaría de Hacienda del Estado de Chihuahua por las dependencias, o bien, en la Oficialía Mayor del Municipio o en su defecto ante la dependencia municipal que se encargue de tramitar los procedimientos de contratación de bienes y servicios.

2.- Para la actualización del PAAACS, las áreas administrativas de las dependencias o las entidades podrán hacer un reporte de los cambios efectuados a las partidas del PAAACS, siendo responsabilidad de los solicitantes que las modificaciones que las modificaciones se hayan sujetado a la normatividad que rige la materia presupuestaria.

Dicho reporte será remitido, en el caso de la administración estatal centralizada, a la presidencia del Comité Central de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Tratándose de los municipios, a la Oficialía Mayor y en el caso de los organismos descentralizados, a quien se establezca en las políticas, criterios y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos o prestación de servicios o en su defecto del Comité del ente público.

3.- Con el reporte emitido por el área administrativa el Comité respectivo tomará conocimiento de la modificación correspondiente al PAAACS en sesión respectiva.

4.- Una vez que se haya tomado conocimiento de la modificación del PAAACS, el presidente del Comité ordenará en esa sesión publicar el PAAACS modificado en el portal de la dependencia, entidad o municipio, así como en el Sistema de Contrataciones Públicas.

III.- Contratación de servicios de consultorías

Los entes públicos que requieran contratar servicios de consultorías, asesorías, estudios e investigaciones verificarán previamente en sus archivos la existencia de trabajos sobre la materia de que se trate. En el supuesto de que se advierta la existencia de dichos trabajos y se compruebe que los mismos satisfacen los requerimientos del ente público, no procederá la contratación, con excepción de aquellos trabajos necesarios para su adecuación, actualización o complemento.

A) Requisito de contratación

Para la contratación de servicios de consultorías, asesorías, estudios e investigaciones, deberá hacerse constar por el área requirente que no se cuenta con personal capacitado o disponible para su realización, o bien la alta especialidad técnica requerida para la prestación del servicio.

Además, previo a la contratación de servicios de consultorías, asesorías, estudios e investigaciones, el ente público requerirá la autorización de un Comité Especial. Tratándose de los municipios existirá un solo Comité Especial para cada uno de ellos, que atenderá los asuntos de las dependencias y entidades municipales.

B) Integración del Comité Especial

El Comité Especial estará integrado por:

1.- En la administración pública centralizada por un representante de la Secretaría de Hacienda del Estado de Chihuahua, quién ostentará la presidencia del Comité. La representación residirá en la Subsecretaría facultada para realizar procedimientos de contratación y suscribir contratos.

En el resto de los entes públicos, con excepción de los municipios, será presidido por quien tenga a cargo la unidad administrativa encargada de la administración del ente público. 

 En el caso de los municipios será la persona que ocupe la titularidad de la Oficialía Mayor. 

2.- La persona titular de la dependencia, entidad o unidad administrativa del ente público, a la cual está adscrita el área usuaria del servicio de consultorías, asesorías, estudios e investigaciones.

Dicho titular podrá nombrar a su suplente, mediante escrito dirigido a la presidencia del Comité a efecto de que sea representada en caso de ausencia.

3.- Quien represente a la Función Pública será quien ocupe la titularidad de la secretaría o el servidor público que designe al efecto ante la presidencia del Comité Especial.

En el caso de los municipios y los demás entes públicos, será ocupada la titularidad del órgano interno de control o la persona servidora pública que se designe para tal efecto.

4.- De igual forma, se integrará en la asesoría del Comité Especial que se instale en la administración pública central, la persona titular de la Subsecretaría encargada del control de los egresos de la Secretaría de Hacienda del Estado de Chihuahua, quién tendrá voz, pero no voto.

En los municipios, la Tesorería Municipal y la Secretaría del Ayuntamiento se integrarán como personas asesoras al Comité Especial, sin perjuicio de que por acuerdo del ayuntamiento se designen asesorías adicionales. Las personas asesoras tendrán voz, pero no voto.

5.- Secretaría técnica, con derecho a voz, pero sin voto, designado por la persona titular de la presidencia.

C) Procedimiento de dictamen del Comité Especial

El procedimiento para efectuar la solicitud de dictamen del Comité Especial será el siguiente:

1.- El área requirente presentará la solicitud de dictaminación ante la presidente del Comité, la cual deberá contener lo siguiente:

A) Descripción del servicio de consultorías, asesorías, estudios e investigaciones que se propone contratar.

B) Exposición de la necesidad de contratación, así como de las posibles consecuencias de que no se realice.

C) Manifestación de que no existen en el área requirente trabajos previos sobre la materia de la que versa el objeto del contrato o pedido que se pretende celebrar y que la dependencia o entidad no cuenta con el personal calificado o el equipamiento necesario para realizar los trabajos.

D) En el caso de la administración estatal centralizada, deberá obrar oficio de verificación en el que conste la revisión realizada por la Dirección de Adquisiciones y Servicios de la Secretaría a solicitud del área requirente, en el que se haga constar la existencia o inexistencia de trabajos sobre la materia. En caso de existir, se deberá determinar por el área requirente dictamen técnico sobre si el resultado de dichos trabajos puede utilizarse para cubrir la necesidad actual.

E) Documento que acredite la suficiencia presupuestal para la contratación.

F) Anexo técnico de la prestación del servicio.

G) La información o documentación que el área requirente considere necesaria para fortalecer su petición, como puede ser copia de licencias, patentes o documentos que acrediten derechos de autor, currículum o documentos que acrediten la experiencia o especialidad de los posibles prestadores, entre otros.

Tratándose de los municipios y en el caso de los organismos descentralizados, así como de las universidades y demás instituciones de educación superior a las que la Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Chihuahua les otorgue autonomía, la solicitud la firmará el titular del área requirente o bien, conforme se disponga en sus políticas, criterios y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos o prestación de servicios y demás normatividad aplicable en la materia.

2.- Las sesiones del Comité Especial podrán ser presenciales o virtuales, previa convocatoria que la presidencia del comité remita a los miembros, ya sea de manera impresa o a través de correo electrónico, con al menos 5 días hábiles de anticipación a la fecha de la sesión.

La convocatoria deberá adjuntar, en forma impresa o digital, copia de la solicitud de dictaminación, incluyendo sus anexos.

3.- Las sesiones del Comité Especial se llevarán a cabo conforme a lo siguiente:

A) El área requirente expondrá la necesidad de la contratación.

B) Se abrirá la sesión para preguntas y comentarios por parte de los integrantes del Comité a los que deberá dar respuesta el área requirente.

C) Una vez expuesto y analizado el asunto, se solicitará a los miembros del Comité expresar el sentido de su voto. No obstante, en caso de considerarlo conveniente, cualquiera de los miembros podrá requerir más tiempo para emitir su voto, para lo cual podrá suspenderse la sesión para continuarla en fecha posterior, siempre y cuando esta fecha se encuentre dentro de los 15 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud de dictaminación.

D) Las solicitudes se resolverán por mayoría de los integrantes del Comité.

E) Las votaciones deberán de contar con el quórum completo de los integrantes del Comité con derecho a voto.

F) Se levantará acta de la sesión y será firmada por los asistentes.

Los acuerdos podrán asentarse dentro del acta o bien, se podrán formalizar, por separado, por cada uno de los puntos dictaminados, entregando un tanto original al área requirente.

G) En el caso de que el Comité considere que hace falta fortalecer algún aspecto de la solicitud, se retirará el asunto y se otorgarán hasta 5 días hábiles al área requirente para modificar o complementar su solicitud según corresponda.

H) El Comité podrá emitir un dictamen donde autorice el inicio del procedimiento de contratación o bien desechar la petición de un plazo máximo de 15 días hábiles a partir de la recepción de la solicitud.

I) Se informará al área requirente que la autorización emitida por el Comité Especial únicamente implica el permiso para iniciar, ante su área contratante, el procedimiento de contratación que corresponda.

4.- El Comité deberá emitir la autorización para la contratación o bien desechar la petición en un plazo máximo de 15 días hábiles a partir de la recepción de la solicitud.

IV.- Comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios

Cada ente público deberá establecer un Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Los entes públicos pondrán a disposición del público en general a través del Sistema de Contrataciones Públicas, los cargos de las personas integrantes de su comité.

A) Participación ciudadana

En los actos públicos de los procedimientos de licitación que lleven a cabo los comités podrán participar representantes de otras dependencias o entidades de la administración pública, así como cualquier persona de los sectores social y privado.

B) Atribuciones

Los comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios tendrán las siguientes atribuciones:

1.- Elaborar y aprobar su manual de integración y funcionamiento.

2.- Revisar los documentos de cada área requirente, a fin de corroborar que la información presentada sea la necesaria para llevar a cabo el proceso licitatorio, formular las observaciones y recomendaciones convenientes y, en su caso, determinar la procedencia y autorizar su publicación.

3.- Revisar los documentos de cada área requirente, formular las observaciones y recomendaciones convenientes y en su caso dictaminar sobre la procedencia de las excepciones a la licitación pública, sobre la contratación de adquisiciones, arrendamientos o servicios que se lleven a cabo, en contrataciones iguales o superiores a 130 veces el valor mensual de la unidad de medida y actualización; en cantidades inferiores a dicho monto, la facultad de dictaminar su procedencia quedará a cargo de las áreas requirentes.

4.- Proponer las políticas, criterios y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos o prestación de servicios, los cuales deberán de ser autorizados por la autoridad facultada u órgano de gobierno según corresponda, una vez autorizados se deberán remitir al Periódico Oficial del Estado para su publicación.

5.- Desarrollar los eventos que formen parte del proceso licitatorio, tales como juntas de aclaraciones, actos de presentación y apertura de propuestas y fallos de la licitación y las sesiones de comité.

6.- Recibir y verificar cuantitativamente, en conjunto con el área requirente, las propuestas y documentos presentados por los proveedores en el proceso licitatorio.

7.- Verificar que las personas licitantes cuenten con la manifestación bajo protesta de decir verdad.

8.- Analizar el dictamen técnico, económico y legal-administrativo emitido por el área requirente de las adquisiciones, arrendamientos o prestación de servicios respecto de las proposiciones de los licitantes, el cual será uno de los elementos base para la elaboración del fallo respectivo, aceptándolo o rechazándolo de manera fundamentada y motivada.

9.- Emitir el fallo con base en el dictamen técnico, económico y legal-administrativo elaborado por el área requirente de las adquisiciones, arrendamientos o prestación de servicios.

10.- Modificar o diferir los plazos de las juntas de aclaraciones, actos de presentación y apertura de propuestas y fallos, cuando así se requiera, dentro del marco legal.

11.- Cancelar los procesos licitatorios, dentro del marco legal y avisando a la Secretaría de la Función Pública o al órgano interno de control que corresponda.

12.- Aplicar, difundir, vigilar y coadyuvar al debido cumplimiento de las disposiciones legales aplicables.

C) El Comité Central de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Poder Ejecutivo

En el Poder Ejecutivo, dentro del ámbito de la administración pública centralizada, existirá un Comité Central de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios que se integrará de la siguiente manera:

1.- Una Presidencia, que será la persona titular del área encargada de las adquisiciones de la Secretaría de Hacienda del Estado de Chihuahua.

2.- Una vocalía, que será la persona titular del área requirente de la adquisición, el arrendamiento o servicio de que se trate.

3.- Una vocalía, que será la persona titular del área encargada de los egresos de la Secretaría de Hacienda del Estado de Chihuahua.

4.- Representante de la Secretaría de la Función Pública, quien fungirá como observadora, con voz, pero sin voto.

5.- Representante del área encargada de los asuntos jurídicos de la Secretaría de Hacienda del Estado de Chihuahua quien fungirá como asesor, con voz, pero sin voto.

6.- Secretario técnico, con derecho a voz, pero sin voto, designado por el titular de la presidencia.

Finalmente, las personas miembros del Comité Central deberán emitir su voto respecto de cada uno de los asuntos que se sometan a su consideración. Aunado a ello, las decisiones del Comité serán tomadas por mayoría de votos, en caso de empate, la presidencia tendrá voto de calidad.

D) Comités de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de los demás entes públicos

Los poderes legislativo y judicial del estado de Chihuahua determinarán conforme a sus leyes orgánicas o reglamentos respectivos, la integración de sus Comités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, debiendo observar lo relativo a la participación de los sectores social y privado y respetando las reglas siguientes:

1.- Cada municipio determinará la integración de su Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, respetando asimismo la participación de los sectores social y privado en los términos de la legislación vigente.

2.- En todo caso, los Comités de los entes públicos fungirán como órganos colegiados.

3.- Los entes públicos, a excepción del Poder Ejecutivo y los municipios, deberán considerar cuando menos las siguientes bases:

A) Será presidido por la persona titular del área administrativa o de adquisiciones del ente público.

B) Tendrá como vocal a la persona titular del área requirente de la adquisición, arrendamiento o servicio de que se trate.

C) Tendrá como vocal a la persona titular del área encargada de los asuntos jurídicos del ente público.

D) Las vocalías deberán tener un nivel jerárquico mínimo de dirección.

E) Tendrá hasta un máximo de 7 integrantes y un mínimo de 3.

F) Las decisiones serán tomadas por mayoría de votos, en caso de que el número total de miembros sea par, la Presidencia tendrá voto de calidad.

4.- Una persona representante del órgano interno de control del ente público podrá asistir a las sesiones del comité como observadora, con voz pero sin voto.

5.- Quienes integren los comités podrán designar por escrito a su respectiva persona suplente.

E) Reglas comunes de los comités

A continuación, se enlistan las reglas que deberán observar tanto los miembros del Comité Central como los del resto de los comités de los entes públicos en el estado de Chihuahua:

1.- Efectuar la publicación de datos de sus integrantes en el Sistema de Contrataciones Públicas.

2.- La agenda semanal de actividades de actos públicos de licitación pública e invitación a cuando menos 3 proveedores será generada por el Sistema de Contrataciones Públicas mediante un módulo de consulta con base a la información capturada por las autoridades convocantes, a fin de que los integrantes de los sectores social y privado, así como cualquier interesado puedan acudir a los eventos públicos en calidad de espectadores; salvo que se trate de cuestiones relativas a seguridad pública o información considerada como reservada.

3.- Como facultades de los integrantes de los comités se estará a lo siguiente:

I.- El Presidente del Comité tendrá las siguientes funciones:

A) Emitir convocatorias de las licitaciones públicas y las invitaciones a cuando menos 3 proveedores y expedir las bases de dichos procedimientos.

B) Autorizar los órdenes del día de las sesiones.

C) Presidir y coordinar los actos y sesiones del Comité, dirigir los debates y conservar el debido orden durante su desarrollo.

D) Emitir su voto respecto de los asuntos que se sometan a consideración del mismo y en su caso, el voto de calidad.

E) Someter a consideración del Comité la cancelación de los procedimientos respectivos.

II.- Funciones del Secretario Técnico del Comité:

A) Elaborar las convocatorias, órdenes del día y listados de los asuntos que se tratarán; incluir en las carpetas correspondientes los soportes documentales necesarios, así como remitir dichos documentos a los participantes en el Comité.

B) Levantar la lista de asistencia a las sesiones del Comité.

C) Supervisar que los acuerdos del Comité se asienten en los formatos respectivos y elaborar el acta de cada una de las sesiones.

D) Vigilar que el archivo de documentos esté completo y se mantenga actualizado.

E) Participar en las sesiones con voz, pero sin voto.

F) Conducir los eventos de los procedimientos de licitación pública e invitación cuando menos 3 personas.

G) Suplir la ausencia del Presidente del Comité, así como en su caso del representante que hubiere designado por oficio.

H) Coadyuvar con el presidente en la elaboración de las bases de licitación o para invitaciones a cuando menos 3 proveedores.

III.- Los vocales tendrán como función analizar el orden del día y los documentos de los asuntos que se sometan a consideración del Comité, a efecto de emitir el voto correspondiente.

IV.- El asesor del área jurídica tendrá como función proporcionar de manera fundada y motivada la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten en el Comité.

V.- Por cuanto hace a los invitados, estos podrán aclarar aspectos técnicos, administrativos o de cualquier otra naturaleza de su competencia, relacionados exclusivamente con el asunto para el cual hubieren sido invitados, sin que puedan estar presentes en los eventos públicos, salvo la autorización expresa del presidente del comité respectivo.

VI.- Por cuanto hace a las personas que se desempeñen como observadoras en los comités, tendrán las siguientes facultades:

A) Vigilar que el funcionamiento del Comité se haga de acuerdo con lo que dispone la normatividad aplicable.

B) Recomendar al Comité las medidas preventivas y correctivas que sean convenientes para el mejoramiento del mismo en el ámbito de su competencia.

C) Presentar denuncias, ante las instancias correspondientes, cuando haya una irregularidad.

Por Omar Gómez

Abogado postulante en materias fiscal, administrativo y constitucional

Socio

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