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Cuotas y obligaciones patronales de la seguridad social en México

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Uno de los temas que genera más dudas en el sector patronal es lo relativo a sus obligaciones en materia de seguridad social. Sin embargo, pocos son los sitios donde de manera sucinta explican el alcance de las cuotas que los patrones deben enterar para sus empleados, así como entender cómo afectan los salarios que les pagan a aquellos. Ante estas interrogantes, es por lo que preparé la presente entrada para ti.

Todo esto, con la intención de seguir fomentando una buena cultura empresarial y darle a conocer a todos los interesados, pero primordialmente a los patrones, cómo es que funcionan las normas laborales. Tal y como comenzamos al explorar la formas de terminación de las relaciones laborales, sus indemnizaciones y presupuestos que la ley y los criterios judiciales contemplan para nuestro país en la entrada El ABC de la terminación de las relaciones individuales de trabajo que de igual forma te recomiendo leer.

Por otro lado, es pertinente aclarar que, pese a que en la legislación existen seguros sociales de carácter voluntario y obligatorio, desde luego, en la presente entrada analizaremos este último por ser de aplicación obligatoria para todos aquellos que se reputen como patrones y, a su vez, por ser el más utilizado en nuestro país. También, que la presente entrada se dirige únicamente a conocer las cuotas de los distintos seguros sociales, los límites de éstas y otras cuestiones, mas no el analizar pormenorizadamente cada uno de los seguros. Eso será materia de posteriores entradas.

Por último, no queda más que comentar que las aportaciones de seguridad social son contribuciones, de acuerdo al Código Fiscal de la Federación. Por ende, también le son aplicables los principios estipulados en el artículo 31, fracción IV de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Por esto, si quieres saber más sobre el tema te invito a que leas las entradas ‘Las contribuciones en México‘ y ‘Principios constitucionales de los impuestos en México‘.

Si quieres encontrar la traducción de esta entrada en el idioma inglés, checa la entrada Employers’ Social Security Contributions and Obligations In Mexico pero recuerda, el inglés no es mi idioma nativo así que en todo caso esta entrada es la original y refleja el pensamiento genuino que quise darle al tema en estudio.

Como verás a lo largo de la presente entrada, la seguridad social abarca una gama de prestaciones y servicios que buscan proteger el desarrollo y vida del trabajador—principalmente— y sus familiares o beneficiarios, abarcando rubros desde el derecho a la salud, asistencia médica, protección de su subsistencia, habitación, así como el otorgamiento de una pensión. Seguridad social que subsiste gracias a las aportaciones del estado, la asistencia social y el sector privado.

Esta protección se brinda en nuestro país mayoritariamente a través del Seguro Social del Instituto Mexicano del Seguro Social, regulado por la Ley del Seguro Social. Sin embargo, como la propia ley lo indica, existen diversos sistemas instituidos en otras leyes que también brindan la seguridad social a la población mexicana. Sobre todo, a aquella que tiene una relación laboral especial. Piénsese, por ejemplo, en Pensiones Civiles del Estado de Chihuahua a nivel estatal que cubre la seguridad social de los trabajadores del estado, etcétera.

Como ya expresamos en la introducción de la presente entrada, la seguridad social—al menos en el ámbito federal para trabajadores generales— tiene dos regímenes: obligatorio y voluntario. Sin embargo, por su importancia sólo nos concentraremos en el primero. Pues bien, dentro del régimen obligatorio los trabajadores tienen derecho a los siguientes seguros:

1.- Riesgos de trabajo.

2.- Enfermedades y maternidad.

3.- Invalidez y vida.

4.- Retiro, cesantía en edad avanzada y vejez.

5.- Guarderías y prestaciones sociales.

Todos estos seguros engendran una multiplicidad de derechos para los trabajadores. Sin embargo, para el patrón, más allá de las cuotas que tiene que pagar y que aquí ahora trataremos, no tienen mayor relevancia. Es por lo que el desarrollo de cada seguro donde se detallen los derechos y alcances para los trabajadores, se tratarán en posteriores entradas del blog en forma autónoma. Aquí, por lo pronto, únicamente se tratará su financiamiento.

De acuerdo a la ley, son sujetas al régimen obligatorio del seguro social las siguientes personas:

1.- Los trabajadores que tengan una relación laboral y, por ende, subordinada a un patrón en términos de los artículos 20 y 21 de la Ley Federal del Trabajo[1].

2.- Los socios de las sociedades cooperativas.

3.- Las personas que determine el Presidente de la República a través del decreto respectivo bajo las mismas condiciones y términos de la Ley del Seguro Social.

4.- Las personas trabajadoras del hogar.

Dentro del sinnúmero de obligaciones que tienen los patrones en México, sobresalen las de seguridad social. Y si bien cada seguro social descrito en el apartado II de esta entrada genera obligaciones especiales, también lo es que el legislador de igual forma estableció generales, que son las siguientes:

1.- Registrarse como patrón ante el Instituto Mexicano del Seguro Social e inscribir a todos sus trabajadores, en donde deberán de comunicarle al instituto las altas, bajas, modificaciones de salario y demás datos de los trabajadores. Todo esto, dentro de un plazo no mayor de los 5 días hábiles en que se inicie la relación laboral.

2.- Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores. Registros que deberán conservarse, por lo menos, cinco años computados a partir de su expedición.

3.- Determinar las cuotas obrero patronales a su cargo y enterar el importe al Instituto Mexicano del Seguro Social.

4.- Proporcionar al instituto todos los elementos necesarios para precisar la existencia, naturaleza y cuantía de las obligaciones a su cargo.

5.- Permitir las inspecciones y visitas domiciliarias que les practique el instituto.

6.- Tratándose de patrones que se dediquen esporádica o permanentemente a la construcción, aquéllos deberán expedir y entregar a cada trabajador constancia escrita del número de días trabajadores y salarios percibidos conforme a los períodos de pago establecidos.

7.- Expedir y entregar, tratándose de trabajadores eventuales de la ciudad o del campo constancia de los días laborados.

8.- En general, cumplir con las disposiciones de la Ley del Seguro Social y sus reglamentos.

Para calcular las erogaciones que tienen que hacerse para cubrir los distintos tipos de seguros detallados en el numeral II, los patrones están obligados a hacer el cálculo conforme al salario base de cotización. Sin embargo, luego surge la pregunta de qué consiste y qué abarca ese salario base de cotización. Toma nota.

El salario base de cotización se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquier otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo.

Cabe hacer notar que en la propia ley se establecen límites al salario base de cotización que puede registrarse, tanto como monto máximo como mínimo. Por cuanto hace al máximo, éste no debe rebasar la cantidad de veinticinco veces el salario mínimo general que rija para la Ciudad de México y, por cuanto hace al límite menor, éste no debe ser inferior al salario mínimo general del área geográfica donde preste sus servicios el trabajador.

Para determinar la forma de cotización se aplicarán las siguientes reglas:

1.- El mes natural será el período de pago de las cuotas.

2.- Para fijar el salario diario en caso de que se pague por semana, quincena, o mes, se dividirá la remuneración correspondiente entre siete, quince o treinta respectivamente. Análogo procedimiento se realizará cuando el salario se fije por períodos distintos a los señalados (como decenalmente, etcétera)

3.- Si por la naturaleza o peculiaridades de las labores, el salario no se estipula por semana o por mes, sino por día trabajado y comprende menos días de los de una semana o el asegurado labora jornadas reducidas y su salario se determina por unidad de tiempo, en ningún caso se recibirán cuotas con base en un salario inferior al mínimo.

4.- Cuando además de los elementos fijos del salario el trabajador percibiera regularmente otras retribuciones periódicas de cuantía previamente conocida, éstas se sumarán a dichos elementos fijos.

5.- Si por la naturaleza del trabajo, el salario se integra con elementos variables que no puedan ser previamente conocidos, se sumarán los ingresos totales percibidos durante los dos meses inmediatos anteriores y se dividirán entre el número de días de salario devengado en ese período.

6.- En los casos en que el salario de un trabajador se integre con elementos fijos y variables, se considerará de carácter mixto, por lo que, para los efectos de cotización, se sumará a los elementos fijos el promedio obtenido de los variables.

Disposición especial contenida en la ley debe tenerse en cuenta por cuanto hace al otorgamiento de alimentos y casa habitación, toda vez que la ley estipula que si además del salario, el trabajador recibe a costa del patrón habitación o alimentación, se estimará aumentado el salario base de cotización en un 25% por cualquiera de esos dos rubros. Es decir, si recibe los dos de forma gratuita, su salario base de cotización aumentará en un 50%.

Como excepción expresa a las prestaciones otorgadas al trabajador que no integran el salario base de cotización, tenemos diversos supuestos. Sin embargo, por mandato de la propia ley estos constituirán excepciones únicamente si están registrados en tu contabilidad como patrón. Excepciones que, en esencia, son las siguientes:

1.- Los instrumentos de trabajo tales como herramientas, ropa y otros similares.

2.- El ahorro siempre que se integre por un depósito de cantidad semanaria, quincenal o mensual igual del trabajador y de la empresa. En todo caso, si se constituye de forma diversa o puede el trabajador retirarlo más de dos veces al año, el ahorro sí se integrará al salario base de cotización.

3.- Las aportaciones adicionales que como patrón convengas con tus empleados, por concepto de cuotas del seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez.

4.- Las cuotas patronales que le corresponde al patrón de acuerdo con la Ley del Seguro Social; las aportaciones al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores y las participaciones en las utilidades de la empresa.

5.- La alimentación y la habitación cuando se entreguen a los trabajadores de forma onerosa. Se entiende que es así, cuando el trabajador tenga que pagar por cada una de ellas, como mínimo, el veinte por ciento del salario mínimo general diario que rija en la Ciudad de México.

6.- Las despensas en especie o en dinero, siempre y cuando su importe no rebase el cuarenta por ciento del salario mínimo general diario vigente en la Ciudad de México.

7.- Los premios por asistencia y puntualidad, siempre que el importe de cada uno de estos conceptos no rebase el diez por ciento del salario base de cotización.

8.- Las cantidades aportadas para fines sociales, considerándose como tales las entregadas para constituir fondos de algún plan de pensiones establecido por el patrón o derivado de contratación colectiva.

9.- El tiempo extraordinario que se dé dentro de los márgenes señalados en la Ley Federal del Trabajo.

Como veremos a continuación, si bien el régimen financiero de cada seguro demanda una contribución por parte del Estado, patrones y trabajadores para el sostenimiento de la seguridad social, también lo es que existe una excepción por cuanto hace a las contribuciones de los trabajadores.

En ese sentido, con meridiana claridad la ley estipula que si tu trabajador está registrado con el salario mínimo del área geográfico en donde preste sus servicios, el trabajador estará exento de cubrir sus cuotas obreras y, en su lugar, tú como patrón deberás enterarlas junto con las cuotas patronales. Es decir, no podrá descontarse ni retenerse los montos que veremos a continuación.

Uno de los supuestos que ocurre con frecuencia para los patrones, es decidir hasta cuándo estos deben enterar las cuotas obrero patronales en el caso de que exista una ausencia o abandono de trabajo. Esta duda es vital, si tomamos en consideración que hasta en tanto subsista y, por ende, no se dé de baja la relación laboral entre patrón y trabajador ante el Instituto Mexicano del Seguro Social aquél seguirá al pago de las cuotas de seguridad social.

Pues bien, ante este supuesto la ley estipula las siguientes reglas:

1.- Si las ausencias del trabajador son por períodos menores de 8 días consecutivos o interrumpidos, se cotizará y pagará por dichos períodos únicamente en el seguro de enfermedades y maternidad.

En este caso, como patrón deberás la aclaración correspondiente, indicando que se trata de cuotas omitidas por ausentismo y deberás de comprobar la falta de pago de los salarios respectivos—por ser productos de días no laborados— mediante la exhibición de las listas de raya o de las nóminas correspondientes.

2.- Si las ausencias del trabajador son por períodos de 8 días consecutivos o mayores, como patrón quedarás liberado del pago de las cuotas obrero patronales, siempre y cuando procedas en términos del artículo 37[2] de la Ley del Seguro Social.

En tratándose de ausencias amparadas por incapacidades médicas expedidas por el Instituto Mexicano del Seguro Social no será obligatorio que tú, como patrón, cubras todas las cuotas obrero patronales, con excepción a la que se refiere al ramo de retiro.

Al igual que otras legislaciones en materia fiscal, en la Ley del Seguro Social se estipula con meridiana claridad que el patrón está obligado a retener y enterar al instituto las cuotas obreras—con excepción cuando el trabajador gane el salario mínimo, en razón de que el patrón deberá cubrirlas de su propio peculio—.

No obstante, ya sea por una mala administración o descuido puede ocurrir que el patrón no haga esa retención y entero oportuno, por lo que tal vez te preguntes si los pagos de nómina posteriores puedes retenerle al trabajador los montos faltantes. La respuesta es que sí, pero de manera limitada.

Esto es así, porque la ley estipula que cuando el anterior supuesto acontezca, sólo podrás descontarle al trabajador 4 cotizaciones semanales acumuladas, quedando las restantes a tu cargo como patrón.

No obstante lo anterior, las cuotas obrero patronales se causan por mensualidades vencidas y tú como patrón estás obligado a determinar sus importes en los formatos impresos o usando el programa informático autorizado por el Instituto Mexicano del Seguro Social. Además, como patrón deberás de presentar ante el instituto las cédulas de determinación de cuotas obrero patronales del mes de que se trate, y realizar el pago respectivo a más tardar el día 17 del mes inmediato siguiente de la causación de cuotas.

La obligación de determinar las cuotas deberá cumplirse aun en el supuesto de que no se realice el pago correspondiente dentro del plazo señalado en el párrafo anterior.

En el caso en que como patrón no cubras oportunamente el importe de las cuotas obrero patronales o lo hagas en forma incorrecta, el instituto podrá determinarlas presuntivamente y fijarlas en cantidad líquida, con base en los datos con que cuente o con apoyo en los hechos que conozca con motivo del ejercicio de las facultades de comprobación de que goza como autoridad fiscal o bien a través de los expedientes o documentos proporcionados por otras autoridades fiscales.

De la misma forma procederá el Instituto, en los casos en que, al revisar las cédulas de determinación pagadas por los patrones, detecte errores u omisiones de los que se derive incumplimiento parcial en el pago de las cuotas.

Una vez hecha la determinación por medio de cédulas de liquidación, éstas deberán de ser pagadas por los patrones dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en que surta efectos la notificación respectiva.

En todo caso, como patrón una vez que te notifiquen las cédulas de liquidación contarás con un plazo de 5 días hábiles contados a partir de que surta efecto su notificación, para formular aclaraciones. Mismas que deberán estar debidamente sustentadas y sólo podrán versar sobre errores aritméticos, mecanográficos, avisos afiliatorios, certificados de incapacidad o situaciones de hecho que no impliquen una controversia jurídica. Cabe destacar que la anterior aclaración por ningún motivo interrumpe el plazo que tienes como patrón para realizar el pago. Una vez hecha la aclaración, el instituto tiene 20 días para resolverla.

Las cuotas que por el seguro de riesgos de trabajo debes pagar como patrón, se determinarán en relación con la cuantía del salario base de cotización del trabajador y los riesgos inherentes a la actividad o negociación que desempeñes, en términos del REGLAMENTO DE LA LEY DEL SEGURO SOCIAL EN MATERIA DE AFILIACIÓN, CLASIFICACIÓN DE EMPRESAS, RECAUDACIÓN Y FISCALIZACIÓN.

En todo caso, para los efectos de la fijación de primas a cubrir por el seguro de riesgos de trabajo, las empresas deberán calcular sus primas, multiplicando la siniestralidad de la empresa por un factor de prima, y al producto se le sumará el 0.005. El resultado será la prima a aplicar sobre los salarios de cotización, conforme a la fórmula siguiente:

Prima = [(S/365)+V * (I + D)] * (F/N) + M

Donde:

V = 28 años, que es la duración promedio de vida activa de un individuo que no haya sido víctima de un accidente mortal o de incapacidad permanente total.

F = 2.3, que es el factor de prima.

N = Número de trabajadores promedio expuestos al riesgo.

S = Total de los días subsidiados a causa de incapacidad temporal.

I = Suma de los porcentajes de las incapacidades permanentes, parciales y totales, divididos entre 100.

D = Número de defunciones.

M = 0.005, que es la prima mínima de riesgo.

Nota: no se tomarán en cuenta para la siniestralidad de las empresas, los accidentes que ocurran a los trabajadores al trasladarse de su domicilio al centro de labores o viceversa.

Por último, queremos hacer notar que lo relativo al cálculo de la prima de riesgos, grados siniestralidad, índice de frecuencia y gravedad de los riesgos de trabajo son conceptos tan amplios que requieren una entrada en el blog autónoma. La cual realizaremos con posterioridad por su eminente carácter fiscal, toda vez que la prima de riesgo se debe autodeterminar por el patrón y, en caso de hacerlo mal, puede derivar en el establecimiento de un crédito fiscal a su cargo.

Los recursos necesarios para cubrir las prestaciones en dinero o en especie, así como sus gastos de administración se obtendrán de las cuotas que están obligados a cubrir los patrones, los trabajadores y el Estado conforme a lo siguiente:

Por cuanto hace a las prestaciones en dinero del seguro de enfermedades y maternidad, éste se financiará con una cuota del uno por ciento sobre el salario base de cotización de los trabajadores, el cual se pagará de la forma siguiente:

1.- A los patrones les corresponderá pagar el 70% de dicha cuota.

2.- A los trabajadores les corresponderá pagar el 25% de la cuota.

3.- Al Gobierno Federal le corresponderá pagar el 5% restante.

En cambio, las prestaciones en especie del seguro de enfermedades y maternidad se financiarán de la forma siguiente:

1.- Por cada asegurado se pagará mensualmente una cuota diaria patronal equivalente al 13.9% de un salario mínimo general diario para la Ciudad de México.

2.- Para los trabajadores cuyo salario base de cotización sea mayor a tres veces el salario mínimo general diario para la Ciudad de México se cubrirá, de la cuota anterior, una cuota adicional patronal equivalente al 6 % y otra adicional por parte del trabajador del 2% de la cantidad que resulte de la diferencia entre el salario base de cotización y tres veces el salario mínimo citado.

3.- El Gobierno Federal cubrirá mensualmente una cuota diaria por cada asegurado, equivalente a 13.9% de un salario mínimo general para la Ciudad de México.

Este seguro se financia de la siguiente forma:

1.- Al patrón le corresponde cubrir para el seguro de invalidez y vida el 1.75% sobre el salario base de cotización.

2.- Al trabajador le corresponde cubrir el 0.625% sobre el salario base de cotización.

3.- Mientras que el Gobierno Federal deberá aportar el 7.143% calculado sobre el total de las cuotas patronales.

Las cuotas y aportaciones a que se refiere este seguro se cubrirán de la siguiente forma:

1.- Para el ramo de retiro, al patrón le corresponderá cubrir el importe equivalente al 2% del salario base de cotización del trabajador.

2.- Para los ramos de cesantía en edad avanzada y vejez le corresponderá al patrón cubrir la cuota que corresponda sobre el salario base de cotización, calculada conforme a la siguiente tabla:

Salario base de cotizaciónCuota patronal
1.00 SM3.150%
1.01 SM a 1.50 UMA4.202%
1.51 a 2.00 UMA6.552%
2.01 a 2.50 UMA7.962%
2.51 a 3.00 UMA8.902%
3.01 a 3.50 UMA9.573%
3.51 a 4.00 UMA10.077%
4.01 UMA en adelante11.875%

3.- Los trabajadores cubrirán una cuota del 1.25% sobre su salario base de cotización.

4.- El Gobierno Federal, por cada día de salario cotizado, aportará mensualmente una cantidad por concepto de la cuota social para los trabajadores que ganen hasta cuatro veces la Unidad de Medida y Actualización—103.74 pesos por cada UMA— conforme a la siguiente tabla:

Salario base de cotización del trabajadorCuota social
1.00 SM10.75 $
1.01 SM a 1.50 UMA10.00 $
1.51 a 2.00 UMA9.25$
2.01 a 2.50 UMA8.50$
2.51 a 3.00 UMA7.75$
3.01 a 3.50 UMA7.00$
3.51 a 4.00 UMA6.25$

El financiamiento de este seguro corre a cargo únicamente del patrón y se financiará con base a una prima del 1% calculada sobre el salario base de cotización de cada trabajador, siendo que del monto de la prima únicamente el 20% se va a destinar a las prestaciones sociales, mientras que el 80% para el servicio de guarderías.

Como nota especial es que el legislador es claro que todo patrón está obligado a pagar este seguro, aun cuando dentro de sus empleados no tenga trabajadores que requieran, por ejemplo, el servicio de guarderías.

Dentro de las obligaciones de seguridad social enunciadas por la doctrina, desde luego, no podía faltar el brindarle al trabajador una casa habitación digna. Obligación que inclusive tiene sustento constitucional en el artículo 123, párrafo inciso A, fracción XII de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos que crea el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores y que, a su vez, recoge la Ley Federal del Trabajo en su artículo 136.

Ahora bien, como cuota para el financiamiento de esta prestación el patrón deberá cubrir el 5% calculado sobre la base del salario del trabajador en cada pago de nómina, tomando en cuenta, desde luego, los límites del salario base de cotización a que hicimos referencia en el apartado V de esta entrada.

Dicho monto será administrado por el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, el cual es manejado de forma tripartita tanto por el Gobierno Federal, representantes de los trabajadores y patrones y cuyos fondos pueden ser aumentados por las estrategias de inversión que emprendan, así como las transferencias de dinero que realice el propio gobierno de cuando en cuando.

En esta sección encontrarás los enlaces a las entradas principales y donde están alojadas muchísimas más entradas relacionadas a un sólo tema fiscal (en la sección contenido relacionado), con el objeto de que el lector no batalle en hallar el tema fiscal que sea de su mayor interés.

En ese sentido, con esto me propongo brindarle al contribuyente las nociones mínimas sobre las contribuciones municipales, estatales y federales, así como todas y cada una de sus obligaciones instrumentales en los distintos niveles de gobierno. Todo con el fin de propiciar una cultura de la legalidad en materia tributaria.

Por Omar Gómez

Socio

beLegal abogados S.C

Abogados y contadores en Ciudad Juárez, Chihuahua, México

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[1] Artículo 20.- Se entiende por relación de trabajo, cualquiera que sea el acto que le dé origen, la prestación de un trabajo personal subordinado a una persona, mediante el pago de un salario.

Contrato individual de trabajo, cualquiera que sea su forma o denominación, es aquel por virtud del cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal subordinado, mediante el pago de un salario.

La prestación de un trabajo a que se refiere el párrafo primero y el contrato celebrado producen los mismos efectos.

Artículo 21.- Se presumen la existencia del contrato y de la relación de trabajo entre el que presta un trabajo personal y el que lo recibe.

[2] Artículo 37.-En tanto el patrón no presente al Instituto el aviso de baja del trabajador, subsistirá su obligación de cubrir las cuotas obrero patronales respectivas; sin embargo, si se comprueba que dicho trabajador fue inscrito por otro patrón, el Instituto devolverá al patrón omiso, a su solicitud, el importe de las cuotas obrero patronales pagadas en exceso, a partir de la fecha de la nueva alta.

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